kintoneでマスタを整備して運用していると、いつか必ずこの壁にぶつかります。「取引先マスタの住所を直したのに、過去の案件レコードの住所が古いままだ」。
これは不具合ではなく、ルックアップの仕様どおりの動きです。ただ、仕様を知らないまま数百件の案件を抱えてから気づくと、後始末がかなり厄介になります。この記事では、なぜそうなるのかと、実際にどう直すかを整理します。
ルックアップは「取得した瞬間の値」を保存している
kintoneのルックアップは、コピー元アプリと常時つながっているわけではありません。［取得］を押したその瞬間に、コピー元レコードの値を複製して自分のレコードに書き込んでいるだけです。
書き込まれた後は、ただの文字列や数値と変わりません。コピー元のレコードをあとから修正しても、すでに取得済みのレコードは何も起きません。参照ではなく、複製だからです。
最新の値にするには、そのレコードを開いて［取得］を押し直し、保存する必要があります。1件ならすぐですが、対象が100件あれば100回この操作を繰り返すことになります。
なぜ自動更新にしないのか
不便に見えますが、この仕様には理由があります。過去の記録は、当時の値のまま残っていないと困る場面があるからです。
たとえば商品マスタの単価を1,000円から1,200円に改定したとき、過去に1,000円で成立した受注レコードの単価まで1,200円に書き換わってしまったら、売上の集計が壊れます。請求書を再発行したら金額が違っていた、という事故にもなります。
つまり「変わってほしくない値」と「常に最新であってほしい値」の両方が、同じルックアップという仕組みに乗っています。kintoneは前者に寄せた設計になっている、と理解すると納得しやすいと思います。
問題は、後者を扱いたいときに手段が用意されていないことです。
更新されなくて困るのは、こういう場面
- 取引先が移転して住所が変わった。進行中の案件レコードの宛先が古いまま
- 担当営業が異動した。担当者名を差し替えたいが、既存レコードは前任者のまま
- 商品マスタの品名を正式名称に統一した。過去レコードだけ旧表記で残り、集計が分かれてしまう
- 取引先名の表記ゆれ（株式会社の前後、全角半角）を直したが、レコード側に反映されない
共通しているのは、「当時の値」ではなく「常に正しい最新の値」を持っていてほしいフィールドだという点です。金額や数量とは性質が違います。
標準機能でできる3つの対処
プラグインを入れなくてもできることが3つあります。件数と更新の頻度で選び分けてください。
| 方法 | 向いている件数 | 気をつける点 |
|---|---|---|
| 1件ずつ［取得］を押し直す | 〜数件 | 押し忘れに気づけない |
| CSVで書き出して読み込み直す | 数十件〜 | キー指定を誤るとレコードが増える |
| 関連レコード一覧に変える | 件数によらない | 集計・絞り込みに使えなくなる |
1. 1件ずつ［取得］を押し直す
もっとも確実な方法です。レコードを編集画面で開き、ルックアップの［取得］をクリックして保存します。
対象が数件なら、これで十分です。追加費用もかかりません。ただし件数に比例して時間が増え、押し忘れたレコードが混ざっても気づけないのが弱点です。
2. CSVで書き出して、読み込み直す
件数が多い場合の定番です。おおまかな流れはこうなります。
- 対象レコードを一覧で絞り込み、CSVに書き出す
- ルックアップのキーになっているフィールド（取引先コードなど）が入った状態のCSVを用意する
- 同じアプリに「ファイルから読み込む」で読み込ませる
- マッピング画面で、一括更新のキーに「レコード番号」を指定する
読み込み時にルックアップのキー値が渡されると、その値でコピー元を引き直すため、結果として最新の値に更新されます。
ここが一番の落とし穴です。 一括更新のキーを指定し忘れると、更新ではなく新規レコードとして追加されます。数百件の重複が増えてから気づくことになるので、本番の前に必ず数件だけで試してください。
3. そもそもルックアップをやめる
意外と見落とされる選択肢です。常に最新であってほしいだけなら、ルックアップで値を複製せず、関連レコード一覧で表示するほうが素直です。関連レコードは都度参照するので、コピー元を直せばそのまま反映されます。
ただし関連レコードの値は、そのアプリの集計や絞り込みには使えません。「集計に使いたいからルックアップにしている」のであれば、この手は使えません。設計時に、そのフィールドが記録なのか参照なのかを決めておくと、後の運用がかなり楽になります。
運用が回らなくなるのは、頻度が上がったとき
1回だけの移行作業なら、CSVで十分間に合います。しんどくなるのは、マスタの更新が日常的に発生する運用に入ったときです。
書き出して、開いて、読み込んで、キーの指定を確認して——という手順を毎週繰り返すのは現実的ではありませんし、CSVの読み込みは指定を一度間違えるとレコードが増えるという、失敗したときの傷が大きい操作でもあります。「面倒だから今月はやらなくていいか」となった時点で、データは静かに古くなっていきます。
この段階まで来たら、ボタンひとつで済ませられるようにしたほうが安全です。ルックアップ一括再取得プラグインは、一覧画面で絞り込んだ結果に対して、まとめてルックアップを取り直すために作ったものです。CSVを経由しないので、キーの指定ミスでレコードが増える事故も起きません。購入前に無料で試せます。
まとめ
- ルックアップは参照ではなく複製。取得した瞬間の値が保存される
- 過去の記録を守るための仕様なので、これ自体は妥当な設計
- 数件なら［取得］の押し直し、数十件以上ならCSVの読み込みで対応できる
- CSVでは一括更新のキー指定を忘れるとレコードが増える。必ず少数で試す
- 常に最新でよいフィールドなら、関連レコード一覧に変える設計も検討する
- 更新が定常業務になったら、手順を減らす仕組みに切り替える
ルックアップの挙動そのものは変えられませんが、「どのフィールドを複製にして、どれを参照にするか」は設計で選べます。アプリを作る段階でここを決めておくと、あとから数百件を直す羽目にならずに済みます。
